Time Out –The next step in evenementorganisatie

De opdrachtgever wilde een opening met een ‘wow-effect’. Time Out kreeg carte blanche om dit te organiseren. Van een luxe hotel chique ambiance en op maat gemaakte lasershow tot waanzinnige live acts: het werd een memorabele avond voor in de boeken én voor in Hoeksche Zaken. 

Tekst: Cynthia van der Waal – Beeld: Bianca de Bie 

Afgaande op de foto’s: wow is het zeker! “Dit is wie we tegenwoordig zijn en wat wij het liefste doen”, begint directeur Koos van Oudheusden zijn verhaal. ”Het bedenken van eventconcepten die in een echte totaalbeleving resulteren. Time Out heeft zich ontwikkeld van verhuurbedrijf tot een gewaardeerde eventpartner.”

Eind vorig jaar kreeg Time Out de vraag van Alfa Piping & Mechanical B.V. uit Hellevoetsluis om de feestelijke opening van het nieuwe bedrijfspand te organiseren. Koos: “Dit was voor ons een prachtige kans om te laten zien wat we kunnen. We hebben de afgelopen periode meerdere mooie events mogen organiseren, maar dit keer kregen we volledig de vrije hand. De opdracht was duidelijk: het moest een feest met een wow-effect worden. Daar hebben we voor gezorgd.”

Een ware totaalbeleving

Laura, strategisch partner, vertelt: “Voor Alfa was het nieuwe bedrijfspand ‘the next step’ en voor ons was deze opdracht ook letterlijk een volgende stap. Dit keer hebben we namelijk echt álles van begin tot eind geregeld. Zo hebben we het uitnodigingstraject verzorgd, inclusief landingspage waarop mensen zich konden aanmelden, en het volledige entertainment programma. Na het eerste gesprek met de opdrachtgever, hebben we een brainstormsessie met het team gehouden om een maatwerk eventconcept te creëren dat echt bij de opdrachtgever zou passen. Om tot de allerbeste totaalbeleving te komen, hebben we samengewerkt met onze vaste strategische partners vanuit AV en entertainment. We hebben als volledig team een waanzinnig event neergezet. Van kale loods tot stijlvolle en spetterende eventlocatie.”
Koos maakt de vergelijking met een architect. “We waren verantwoordelijk voor het bedenken, ontwerpen en begeleiden van het evenement. In totaal waren zo’n vijftien partners betrokken bij de organisatie en uitvoering. Aan ons de taak om alles goed te managen.”     

Wow-factor

De wow-factor begint volgens Koos vanaf het moment dat de gasten aankomen. “Buiten bij de entree werden gasten ontvangen door steltlopers en bij binnenkomst speelden de Flamingo’s om de gasten een warm welkom te geven. De openingsact was een op maat gemaakte lasershow, waarin de levensloop van het bedrijf werd gepresenteerd. Er waren optredens van verschillende artiesten, waaronder de Ladies of Fire, waarmee we toewerkten naar het hoogtepunt van de avond, namelijk het optreden van dj La Fuente.”
“Het wow-effect zag je echt overal in terug”, vult Laura aan. “Van cashmere vloertegels, chique meubelen, hoogwaardige catering en luxe toiletwagen tot hostesses en artiesten. De klant noemde het feest ‘legendarisch’. En daarmee is ook voor ons het event geslaagd.”