Managen van verwachtingen

Ken je dat filmpje van Monty Python op de Olympics? Bij het start signaal vliegen ze allemaal een andere kant op, zonder gezamenlijk de finish te behalen. Een mooi en praktisch voorbeeld dat ik gebruik bij de training van ExpressieCoaching over bijvoorbeeld het managen van verwachtingen.

Iets vergelijkbaars speelde in een team dat ik pasgeleden getraind heb. Stuk voor stuk keiharde werkers en allemaal het gevoel de kar alleen te trekken. Iedereen op z’n eigen eilandje met z’n eigen werkzaamheden, maar totaal geen verbinding meer met wat hen als team met elkaar verbond. Gezien niet helder was waar ze wel en niet van waren, werd er allerlei werk bij hen over de spreekwoordelijke schutting gedumpt. Ook werd er werk dubbel of niet gedaan, omdat ze niet wisten wat ze van elkaar konden verwachten met de nodige irritaties tot gevolg.

Zo erg is het bij jullie natuurlijk niet of is het stiekem toch herkenbaar?

Dit komt veel vaker voor dan je denkt en kan diverse oorzaken hebben, bijvoorbeeld:

• Iedereen geeft aan het belangrijk te vinden, maar verwacht dat een ander het oplost.
• We denken dat we het over hetzelfde hebben, maar achteraf blijkt dat we er allemaal een ander idee bij hadden.
• Mensen zeggen om diverse redenen niet echt wat ze denken.

Het resultaat: een hoop onnodig gedoe in de samenwerking.

Dat moet duidelijker kunnen toch?
Wil je het dit jaar anders aanpakken, begin dan met het Managen van Verwachtingen.

Dit is een simpel proces dat de communicatie helder maakt, middels een cyclus van 3 stappen:

1. Bespreken:
   Zorg dat alle wensen en verwachtingen van iedereen uitgesproken worden vooraf. Dit betekent niet dat iedereen altijd krijgt wat hij wil, maar de kans dat met iedereen rekening gehouden wordt is groter dan wanneer je je niet uitspreekt. Luister actief en vraag ook door bij vaagheden. Doe geen aannames.
2. Afspreken:
   Maak hele concrete afspraken met elkaar: wie, wat, waar, wanneer, hoe. Weet waar je ja en nee tegen zegt, want je bent (mede)verantwoordelijk voor de consequenties van het wel of niet nakomen van de afspraken. Spreek ook af wanneer je erop terugkomt.
3. Aanspreken:
   Iedereen is verantwoordelijk voor het nakomen van de afspraken. Wanneer je door omstandigheden je afspraak niet kan uitvoeren, geef dat dan op tijd aan zodat er samen een andere oplossing gezocht kan worden. Spreek de ander aan op het wel al dan niet nakomen van de afspraken. Doordat deze stap vaak niet of niet op een opbouwende manier gebeurt, lopen spanningen vaak hoog op.