Artificial Intelligence is voor veel MKB-bedrijven geen toekomstmuziek meer, maar dagelijkse praktijk aan het worden. Van het schrijven van offertes en data-analyse tot een digitale klantenservice: tools als ChatGPT, Gemini en Copilot maken werk sneller en efficiënter. Maar met die voordelen komen ook risico’s. Juist daarom is het belangrijk om als ondernemer nú duidelijke spelregels vast te leggen.
Regels
Een veelgemaakte fout is om AI-gebruik volledig over te laten aan het ‘gezond verstand’ van je medewerkers. In de praktijk betekent dit dat gevoelige bedrijfsinformatie of zelfs klantgegevens onbedoeld in externe systemen terecht komen. Dat kan privacy problemen (een datalek) opleveren, maar ook concurrentiegevoelige informatie openbaar maken. Het is daarom verstandig om in een AI-reglement of in arbeidscontracten vast te leggen wat wel en niet is toegestaan. Denk aan simpele, maar duidelijke regels: bijvoorbeeld een verplichting om alleen de door werkgever aangewezen tools te gebruiken.
Verantwoordelijkheden
Daarnaast is er het risico van zogeheten ‘hallucinaties’: Chatbots zijn niet alwetend, maar geven output op basis van de waarschijnlijkheid van het volgende woord, waarbij de door de gebruiker ingegeven input leidend is voor de uitkomst. Een deskundige ziet gelijk als er overtuigend ogende, maar feitelijk onjuiste informatie wordt gegeven. Maar als je zelf niet deskundig bent, kun je het resultaat niet controleren. Dat leidt tot fouten in adviezen, offertes of communicatie, waar de werkgever voor moet opdraaien. Leg daarom vast dat medewerkers altijd zelf verantwoordelijk blijven voor de output.
Transparantie
Ook richting klanten is transparantie belangrijk. Steeds meer bedrijven gebruiken AI bij het leveren van hun diensten, maar vergeten dat daar juridische haken en ogen aan zitten. In veel gevallen is het verstandig (en soms noodzakelijk) om in het contract of de algemene voorwaarden te melden dat AI wordt ingezet. Zo voorkom je discussie achteraf en creëer je duidelijkheid over wat er met klantgegevens gebeurt.
Wat kun je vandaag al doen?
- Leg meerdere tools naast elkaar en zoek de betrouwbaarste uit.
- Stel een schriftelijk AI-beleid op.
- Train medewerkers in bewust en veilig gebruik.
- Leg de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers schriftelijk vast.
- Beperk het gebruik van AI voor gevoelige informatie.
- Pas je contracten/algemene voorwaarden aan op AI-gebruik in je bedrijf.
- Laat contracten, adviezen en brieven checken door iemand die er wèl verstand van heeft.
De zwakste schakel in digitale transformatie is niet de technologie, maar de mensen die er gebruik van maken. Die hebben sturing nodig.
—
Menno de Neef – Eigenaar De Neef Advocaten
De Neef Advocaten is al 20 jaar de juridische partner voor ondernemers. Het kantoor is gespecialiseerd in arbeidsrecht, huur en vastgoed, incasso en contracten- en ondernemingsrecht. Advocaat Menno en zijn team denken proactief mee over de strategische koers van de onderneming — niet alleen over wat mag, maar over wat slim is. Duidelijk advies, zonder poespas, in een open en informele sfeer.
